Datenschutzerklärung

1. Datenverantwortlicher

ClubSystem ist Verantwortlicher für personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit unserer eigenen Website, Vertrieb, Onboarding, Support, Abrechnung und Plattformadministration verarbeitet werden. Für Datenschutzanfragen zu diesen Tätigkeiten kontaktieren Sie uns unter: contact@clubsystem.app

Wenn Sie personenbezogene Daten auf einer Club-Buchungsseite eingeben, die mit ClubSystem betrieben wird, ist der auf dieser Buchungsseite genannte Club Verantwortlicher für diese Buchungsdaten. ClubSystem handelt in diesem Fall als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Clubs.

2. Welche Daten wir erheben

Bei der Registrierung Ihres Clubs oder der Nutzung unserer Dienste können wir Folgendes erheben:

• Registrierungsdaten: Clubname, Adresse, Kontakt-E-Mail, Telefonnummer (optional)
• Kontodaten: Benutzername, Passwort (verschlüsselt), Kontaktdaten des Administrators
• Daten der Buchungsplattform: Reservierungsdetails und Kontaktdaten von Kunden, die auf Buchungsseiten von Clubs eingegeben werden, die ClubSystem nutzen. Der jeweilige Club ist Verantwortlicher; ClubSystem verarbeitet diese Daten im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags.
• Nutzungsdaten: Systemprotokolle, Sitzungsstatistiken, Funktionsnutzungsanalysen
• Technische Daten: IP-Adressen, Browsertyp, Geräteinformationen, Cookies

3. Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:

• Dienstleistungserbringung — Bereitstellung der Buchungssystemfunktionalität, SMS-Benachrichtigungen, Kontoverwaltung für Clubs, die ClubSystem nutzen (Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Buchungsabwicklung im Auftrag von Clubs — Speicherung von Reservierungsanfragen, SMS-Verifizierung, Erinnerungen und operativen Nachrichten zur Reservierung im Namen eines Clubs (Rechtsgrundlage wird vom Club als Verantwortlichem festgelegt; ClubSystem handelt als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO)
• Vorvertragliche Maßnahmen — Beantwortung von Testregistrierungen, Erstellung von Angeboten, Planung der Implementierung (Rechtsgrundlage: Vorvertragliche Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Kommunikation — Beantwortung von Anfragen, Kundensupport, Service-Updates (Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Systemsicherheit — Betrugsprävention, Gewährleistung der Dienststabilität, Fehlerbehebung (Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Gesetzliche Compliance — Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, buchhalterische Anforderungen (Rechtsgrundlage: Rechtliche Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

4. Datenempfänger

Ihre Daten können an folgende Auftragsverarbeiter weitergegeben werden:

• Hetzner Online GmbH (Deutschland, EU) — Backend-Server- und Datenbankhosting. Alle personenbezogenen Daten (Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Buchungshistorie) werden auf der Hetzner-Infrastruktur gespeichert. EU-ansässig — Standardvertragsklauseln nicht erforderlich.
• Cloudflare, Inc. (USA) — Frontend-Website-Hosting, CDN und Schutz vor DDoS-Angriffen. Verarbeitet IP-Adressen und Seitenanfragen; kann unbedingt erforderliche Sicherheits-Cookies setzen. Datenübermittlungen durch Standardvertragsklauseln (SCC) abgesichert.
• Resend, Inc. (USA) — Transaktionale E-Mail-Zustellung (Verifizierungs-E-Mails, Benachrichtigungen). Verarbeitet E-Mail-Adressen und E-Mail-Inhalte. Datenübermittlungen durch Standardvertragsklauseln (SCC) abgesichert.
• SMSAPI.pl (Polen, EU) — SMS-Zustellung für Buchungsverifizierungscodes und Benachrichtigungen. Verarbeitet Telefonnummern und Nachrichteninhalte. EU-ansässig.
• Sentry (Functional Software, Inc.) (USA) — Fehlerüberwachung und Performance-Tracking. Kann Fehler-Stack-Traces, Browser-Metadaten und URLs mit anonymisierten Reservierungskennungen verarbeiten. Sensible Kennungen (UUIDs, Telefonnummern) werden vor der Übertragung bereinigt. Datenübermittlungen durch Standardvertragsklauseln (SCC) abgesichert.
• PostHog, Inc. (USA, EU-Cloud) — Produktanalyse auf Buchungs- und Admin-Seiten. Verarbeitet anonyme Ereignisdaten (Seitenbesuche, Funktionsnutzung) im cookielosen Modus — auf Ihrem Gerät werden keine Cookies oder dauerhaften Kennungen gespeichert, sodass keine Einwilligung erforderlich ist. Angemeldete Mitarbeitende und Administratoren werden auf Grundlage unseres Vertragsverhältnisses identifiziert. Daten werden in Frankfurt (Deutschland, EU) über PostHog EU Cloud gespeichert. EU-Datenresidenz — Standardvertragsklauseln nicht erforderlich.
• Google LLC (USA) — Aggregierte Website-Verkehrsanalyse (Google Analytics) im cookielosen Modus über Google Consent Mode: Der Analysespeicher bleibt deaktiviert, sodass auf Ihrem Gerät keine Cookies oder Kennungen gespeichert werden und keine Einwilligung erforderlich ist. Verarbeitet anonymisierte, aggregierte Nutzungssignale (Seitenaufrufe, ungefähre Region, Verweisquelle). Datenübermittlungen durch Standardvertragsklauseln (SCC) abgesichert.
• Rechtsbehörden — Wenn gesetzlich vorgeschrieben oder zum Schutz unserer Rechte erforderlich.

Alle Auftragsverarbeiter sind durch entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß DSGVO Art. 28 gebunden.

5. Datenspeicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten für folgende Zeiträume:

• Registrierungsanfragen: 12 Monate ab dem letzten Kontakt
• Aktive Konten: Dauer der Nutzung plus 30 Tage nach Beendigung
• Daten der Buchungsplattform: gemäß den Anweisungen des Clubs als Verantwortlichem und der für operative Zwecke eingesetzten Servicekonfiguration
• Finanzdokumente: Gemäß gesetzlichen Anforderungen (typischerweise 5-7 Jahre)
• Technische Protokolle: 90 Tage für Sicherheits- und Fehlerbehebungszwecke

Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten sicher gelöscht oder anonymisiert.

6. Ihre Rechte

Gemäß DSGVO haben Sie folgende Rechte:

• Auskunftsrecht — Anforderung einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten
• Recht auf Berichtigung — Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten
• Recht auf Löschung — Beantragung der Löschung von Daten („Recht auf Vergessenwerden")
• Recht auf Einschränkung — Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten
• Recht auf Datenübertragbarkeit — Erhalt Ihrer Daten in einem strukturierten Format
• Widerspruchsrecht — Widerspruch gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigten Interesses
• Recht auf Widerruf der Einwilligung — Bei einwilligungsbasierter Verarbeitung, Widerruf jederzeit möglich
• Beschwerderecht — Beschwerde bei Ihrer zuständigen Datenschutzbehörde

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter contact@clubsystem.app, wenn es um Daten geht, für die ClubSystem selbst Verantwortlicher ist. Betrifft Ihre Anfrage Buchungsdaten, die Sie einem bestimmten Club übermittelt haben, wenden Sie sich bitte zunächst an diesen Club als den auf der Buchungsseite genannten Verantwortlichen. Wir unterstützen den Club bei Bedarf als Auftragsverarbeiter.

7. Cookies und Tracking

Unsere Website verwendet ausschließlich notwendige Cookies, die für die Kernfunktionalität unbedingt erforderlich sind (zum Beispiel Authentifizierung und Sitzungsverwaltung im Buchungs- und Admin-Bereich). Wir verwenden keine Werbe-Cookies und keine nicht notwendigen Tracking-Cookies.

Für die Analyse nutzen wir Google Analytics und PostHog im cookielosen Modus: Sie erfassen anonyme, aggregierte Nutzungsstatistiken, ohne Cookies oder dauerhafte Kennungen auf Ihrem Gerät zu speichern. Da keine Informationen auf Ihrem Gerät gespeichert oder von diesem ausgelesen werden, ist nach der ePrivacy-Richtlinie kein Cookie-Einwilligungsbanner erforderlich, und diese Verarbeitung fällt nicht unter den einwilligungspflichtigen Bereich.

Notwendige Cookies können nicht deaktiviert werden, da sie für den Betrieb des Dienstes erforderlich sind; sie verfolgen Sie jedoch nicht über andere Websites hinweg. Bei Fragen zu unserer Verwendung von Cookies kontaktieren Sie uns unter contact@clubsystem.app.

8. Datensicherheit

Wir implementieren angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten:

• Verschlüsselte Datenübertragung (HTTPS/TLS)
• Passwortverschlüsselung mit Standardalgorithmen
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Schwachstellenbewertungen
• Zugriffskontrolle und Authentifizierungsmechanismen
• Sichere Backup-Verfahren

9. Internationale Datenübermittlungen

Die meisten Ihrer Daten werden innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) gespeichert und verarbeitet: Unser Backend-Server wird von Hetzner Online GmbH (Deutschland) gehostet, und SMS-Dienste werden von SMSAPI.pl (Polen) bereitgestellt.

Einige Dienstanbieter haben ihren Sitz außerhalb des EWR (USA): Cloudflare (Hosting/CDN), Resend (E-Mail-Zustellung), Sentry (Fehlerüberwachung) und Google (Google Analytics). Übermittlungen an diese Anbieter sind durch Standardvertragsklauseln (SCC) abgesichert, die von der Europäischen Kommission gemäß DSGVO Art. 46 Abs. 2 lit. c genehmigt wurden. PostHog (Produktanalyse) nutzt EU-Cloud-Infrastruktur in Deutschland und erfordert keine SCC.

10. Datenschutz für Kinder

Unsere Dienste richten sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern. Wenn Sie glauben, dass wir Daten von einem Kind erhoben haben, kontaktieren Sie uns bitte umgehend.

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung regelmäßig aktualisieren, um Änderungen unserer Praktiken oder rechtlichen Anforderungen widerzuspiegeln. Wesentliche Änderungen werden per E-Mail oder durch einen deutlichen Hinweis auf unserer Website kommuniziert.

12. Kontakt

Bei Fragen oder Bedenken zu dieser Datenschutzerklärung oder unseren Datenpraktiken:

E-Mail: contact@clubsystem.app

Betreff: Datenschutzanfrage