Datenschutzerklärung

1. Datenverantwortlicher

ClubSystem ist Verantwortlicher für personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit unserer eigenen Website, Vertrieb, Onboarding, Support, Abrechnung und Plattformadministration verarbeitet werden. Für Datenschutzanfragen zu diesen Tätigkeiten kontaktieren Sie uns unter: contact@clubsystem.app

Wenn Sie personenbezogene Daten auf einer Club-Buchungsseite eingeben, die mit ClubSystem betrieben wird, ist der auf dieser Buchungsseite genannte Club Verantwortlicher für diese Buchungsdaten. ClubSystem handelt in diesem Fall als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Clubs.

2. Welche Daten wir erheben

Bei der Registrierung Ihres Clubs oder der Nutzung unserer Dienste können wir Folgendes erheben:

• Registrierungsdaten: Clubname, Adresse, Kontakt-E-Mail, Telefonnummer (optional)
• Kontodaten: Benutzername, Passwort (verschlüsselt), Kontaktdaten des Administrators
• Daten der Buchungsplattform: Reservierungsdetails und Kontaktdaten von Kunden, die auf Buchungsseiten von Clubs eingegeben werden, die ClubSystem nutzen. Der jeweilige Club ist Verantwortlicher; ClubSystem verarbeitet diese Daten im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags.
• Nutzungsdaten: Systemprotokolle, Sitzungsstatistiken, Funktionsnutzungsanalysen
• Technische Daten: IP-Adressen, Browsertyp, Geräteinformationen, Cookies

3. Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:

• Dienstleistungserbringung — Bereitstellung der Buchungssystemfunktionalität, SMS-Benachrichtigungen, Kontoverwaltung für Clubs, die ClubSystem nutzen (Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Buchungsabwicklung im Auftrag von Clubs — Speicherung von Reservierungsanfragen, SMS-Verifizierung, Erinnerungen und operativen Nachrichten zur Reservierung im Namen eines Clubs (Rechtsgrundlage wird vom Club als Verantwortlichem festgelegt; ClubSystem handelt als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO)
• Vorvertragliche Maßnahmen — Beantwortung von Testregistrierungen, Erstellung von Angeboten, Planung der Implementierung (Rechtsgrundlage: Vorvertragliche Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Kommunikation — Beantwortung von Anfragen, Kundensupport, Service-Updates (Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Systemsicherheit — Betrugsprävention, Gewährleistung der Dienststabilität, Fehlerbehebung (Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Gesetzliche Compliance — Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, buchhalterische Anforderungen (Rechtsgrundlage: Rechtliche Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

4. Datenempfänger

Wir geben personenbezogene Daten nur an Empfänger weiter, die sie für die Erbringung des Dienstes benötigen, und nur in dem dafür erforderlichen Umfang. Sie gehören zu folgenden Kategorien:

• Hosting-Anbieter — Server, Datenbanken und Backups, Auslieferung der Website (CDN) und Schutz vor Angriffen
• SMS-Gateways — Buchungsverifizierungscodes und Benachrichtigungen; sie erhalten Telefonnummern und Nachrichteninhalte
• E-Mail-Versanddienstleister — Verifizierungs-E-Mails, Benachrichtigungen und andere Servicenachrichten; sie erhalten E-Mail-Adressen und Nachrichteninhalte
• Zahlungsdienstleister — Abonnementzahlungen; er erhält Rechnungsdaten und die für die Zahlung erforderlichen Zahlungsdaten
• E-Rechnungsbehörde — das polnische nationale E-Rechnungssystem (KSeF), das Rechnungsdaten erhält, soweit polnisches Recht die Ausstellung von Rechnungen über dieses System vorschreibt. Es handelt auf gesetzlicher Grundlage, nicht in unserem Auftrag.
• Monitoring-Anbieter — Fehlerüberwachung und Serverüberwachung; sie können technische Daten wie IP-Adressen, URLs und Serverprotokolle erhalten
• Analyse-Anbieter — cookielose Website- und Produktanalyse, beschrieben in Abschnitt 7
• Fernwartungswerkzeuge — Fernzugriff auf den Club-Computer, auf dem der ClubSystem-Agent läuft, zu dessen Installation, Diagnose und Betreuung
• Rechtsbehörden — wenn gesetzlich vorgeschrieben oder zum Schutz unserer Rechte erforderlich

Die aktuellen Unterauftragsverarbeiter mit Namen, Land, Zweck und Übermittlungsgrundlage sind an einer Stelle aufgeführt: in der Tabelle in Artikel 5 unseres Auftragsverarbeitungsvertrags (auf Englisch). Jeder Anbieter, der personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, ist durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß DSGVO Art. 28 gebunden.

5. Datenspeicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten für folgende Zeiträume:

• Registrierungsanfragen: 12 Monate ab dem letzten Kontakt
• Aktive Konten: Dauer der Nutzung plus 30 Tage nach Beendigung
• Daten der Buchungsplattform: gemäß den Anweisungen des Clubs als Verantwortlichem und der für operative Zwecke eingesetzten Servicekonfiguration
• Finanzdokumente: Gemäß gesetzlichen Anforderungen (typischerweise 5-7 Jahre)
• Technische Protokolle: 90 Tage für Sicherheits- und Fehlerbehebungszwecke

Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten sicher gelöscht oder anonymisiert.

6. Ihre Rechte

Gemäß DSGVO haben Sie folgende Rechte:

• Auskunftsrecht — Anforderung einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten
• Recht auf Berichtigung — Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten
• Recht auf Löschung — Beantragung der Löschung von Daten („Recht auf Vergessenwerden")
• Recht auf Einschränkung — Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten
• Recht auf Datenübertragbarkeit — Erhalt Ihrer Daten in einem strukturierten Format
• Widerspruchsrecht — Widerspruch gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigten Interesses
• Recht auf Widerruf der Einwilligung — Bei einwilligungsbasierter Verarbeitung, Widerruf jederzeit möglich
• Beschwerderecht — Beschwerde bei Ihrer zuständigen Datenschutzbehörde

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter contact@clubsystem.app, wenn es um Daten geht, für die ClubSystem selbst Verantwortlicher ist. Betrifft Ihre Anfrage Buchungsdaten, die Sie einem bestimmten Club übermittelt haben, wenden Sie sich bitte zunächst an diesen Club als den auf der Buchungsseite genannten Verantwortlichen. Wir unterstützen den Club bei Bedarf als Auftragsverarbeiter.

7. Cookies und Tracking

Unsere Website verwendet ausschließlich notwendige Cookies, die für die Kernfunktionalität unbedingt erforderlich sind (zum Beispiel Authentifizierung und Sitzungsverwaltung im Buchungs- und Admin-Bereich). Wir verwenden keine Werbe-Cookies und keine nicht notwendigen Tracking-Cookies.

Für die Analyse nutzen wir Google Analytics und PostHog im cookielosen Modus: Sie erfassen anonyme, aggregierte Nutzungsstatistiken, ohne Cookies oder dauerhafte Kennungen auf Ihrem Gerät zu speichern. Da keine Informationen auf Ihrem Gerät gespeichert oder von diesem ausgelesen werden, ist nach der ePrivacy-Richtlinie kein Cookie-Einwilligungsbanner erforderlich, und diese Verarbeitung fällt nicht unter den einwilligungspflichtigen Bereich.

Notwendige Cookies können nicht deaktiviert werden, da sie für den Betrieb des Dienstes erforderlich sind; sie verfolgen Sie jedoch nicht über andere Websites hinweg. Bei Fragen zu unserer Verwendung von Cookies kontaktieren Sie uns unter contact@clubsystem.app.

8. Datensicherheit

Wir implementieren angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten:

• Verschlüsselte Datenübertragung (HTTPS/TLS)
• Passwortverschlüsselung mit Standardalgorithmen
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Schwachstellenbewertungen
• Zugriffskontrolle und Authentifizierungsmechanismen
• Sichere Backup-Verfahren

9. Internationale Datenübermittlungen

Die meisten Ihrer Daten werden innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) gespeichert und verarbeitet: Unsere Backend-Server und Datenbanken werden in Deutschland gehostet.

Einige Dienstanbieter haben ihren Sitz außerhalb des EWR, hauptsächlich in den USA. Übermittlungen an sie erfolgen auf Grundlage des EU-US-Datenschutzrahmens (Data Privacy Framework) oder von Standardvertragsklauseln (SCC), die von der Europäischen Kommission gemäß DSGVO Art. 46 Abs. 2 lit. c genehmigt wurden. Land und Übermittlungsgrundlage jedes Anbieters nennt die Tabelle der Unterauftragsverarbeiter in Artikel 5 unseres Auftragsverarbeitungsvertrags.

10. Datenschutz für Kinder

Unsere Dienste richten sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern. Wenn Sie glauben, dass wir Daten von einem Kind erhoben haben, kontaktieren Sie uns bitte umgehend.

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung regelmäßig aktualisieren, um Änderungen unserer Praktiken oder rechtlichen Anforderungen widerzuspiegeln. Wesentliche Änderungen werden per E-Mail oder durch einen deutlichen Hinweis auf unserer Website kommuniziert.

12. Kontakt

Bei Fragen oder Bedenken zu dieser Datenschutzerklärung oder unseren Datenpraktiken:

E-Mail: contact@clubsystem.app

Betreff: Datenschutzanfrage