Polityka prywatności

1. Administrator danych

ClubSystem jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z naszą własną stroną internetową, sprzedażą, onboardingiem, wsparciem, rozliczeniami i administracją platformy. W sprawach dotyczących tych czynności skontaktuj się z nami: contact@clubsystem.app

Jeśli podajesz dane osobowe na stronie rezerwacji klubu działającej w oparciu o ClubSystem, administratorem tych danych jest klub wskazany na tej stronie rezerwacji. W takim przypadku ClubSystem działa jako podmiot przetwarzający na rzecz tego klubu.

2. Jakie dane zbieramy

Podczas rejestracji klubu, kontaktu z nami lub korzystania z naszych usług możemy zbierać:

• Dane rejestracyjne: nazwa klubu, adres, e-mail kontaktowy, numer telefonu (opcjonalnie)
• Dane konta: nazwa użytkownika, hasło (zaszyfrowane), dane kontaktowe administratora
• Dane obsługiwane przez platformę rezerwacyjną: szczegóły rezerwacji i dane kontaktowe klientów przekazywane na stronach rezerwacji klubów korzystających z ClubSystem. Administratorem tych danych jest dany klub, a ClubSystem przetwarza je na podstawie umowy powierzenia.
• Dane użytkowania: logi systemowe, statystyki sesji, analityka korzystania z funkcji
• Dane techniczne: adresy IP, typ przeglądarki, informacje o urządzeniu, pliki cookie

3. Cel i podstawa prawna

Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:

• Świadczenie usług — zapewnienie funkcjonalności systemu rezerwacji, powiadomienia SMS, zarządzanie kontem klubów korzystających z ClubSystem (Podstawa prawna: wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
• Obsługa rezerwacji w imieniu klubów — przechowywanie zgłoszeń rezerwacyjnych, weryfikacja SMS, przypomnienia i operacyjny kontakt dotyczący rezerwacji realizowany przez platformę w imieniu klubu (podstawa prawna ustalana przez klub jako administratora; ClubSystem działa jako podmiot przetwarzający zgodnie z art. 28 RODO)
• Działania przedumowne — odpowiadanie na rejestrację próbną, przygotowanie ofert, planowanie wdrożenia (Podstawa prawna: działania przedumowne, art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
• Komunikacja — odpowiadanie na zapytania, wsparcie klienta, aktualizacje usług (Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
• Bezpieczeństwo systemu — zapobieganie oszustwom, zapewnienie stabilności usług, rozwiązywanie problemów (Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
• Zgodność z przepisami — wypełnianie obowiązków prawnych, wymagania księgowe (Podstawa prawna: obowiązek prawny, art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

4. Odbiorcy danych

Przekazujemy dane osobowe wyłącznie odbiorcom, którzy potrzebują ich do świadczenia usługi, i tylko w niezbędnym zakresie. Należą oni do następujących kategorii:

• Dostawcy hostingu — serwery, bazy danych i kopie zapasowe, dostarczanie strony internetowej (CDN) oraz ochrona przed atakami
• Bramki SMS — kody weryfikacyjne rezerwacji i powiadomienia; otrzymują numery telefonów i treść wiadomości
• Dostawcy wysyłki e-mail — e-maile weryfikacyjne, powiadomienia i inne wiadomości dotyczące usługi; otrzymują adresy e-mail i treść wiadomości
• Operator płatności — płatności za subskrypcję; otrzymuje dane rozliczeniowe i dane płatnicze potrzebne do pobrania płatności
• System e-fakturowania — Krajowy System e-Faktur (KSeF), który otrzymuje dane z faktur, gdy przepisy wymagają wystawienia faktury za jego pośrednictwem. Działa na podstawie ustawy, a nie w naszym imieniu.
• Dostawcy monitoringu — śledzenie błędów i monitorowanie serwera; mogą otrzymywać dane techniczne, takie jak adresy IP, adresy URL i logi serwera
• Dostawcy analityki — analityka strony i produktu w trybie bezplikowym (cookieless), opisana w punkcie 7
• Narzędzia zdalnego wsparcia — zdalny dostęp do komputera klubowego, na którym działa agent ClubSystem, w celu jego instalacji, diagnozowania i obsługi
• Organy prawne — gdy wymagane jest to prawem lub w celu ochrony naszych praw

Aktualni podprocesorzy wraz z nazwami, krajami, celami i zabezpieczeniami przekazywania danych są wymienieni w jednym miejscu: w tabeli w §5 naszej Umowy powierzenia przetwarzania danych. Każdy dostawca przetwarzający dane osobowe w naszym imieniu jest związany umową powierzenia zgodnie z art. 28 RODO.

5. Okres przechowywania danych

Przechowujemy Twoje dane osobowe przez następujące okresy:

• Zapytania rejestracyjne: 12 miesięcy od ostatniego kontaktu
• Aktywne konta: czas korzystania z usługi plus 30 dni po zakończeniu
• Dane obsługiwane przez platformę rezerwacyjną: zgodnie z instrukcjami klubu jako administratora oraz konfiguracją usługi wykorzystywaną do celów operacyjnych
• Dokumenty finansowe: zgodnie z wymogami prawnymi (zazwyczaj 5-7 lat)
• Logi techniczne: 90 dni dla celów bezpieczeństwa i rozwiązywania problemów

Po upływie tych okresów dane są bezpiecznie usuwane lub anonimizowane.

6. Twoje prawa

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu — żądanie kopii swoich danych osobowych
• Prawo do sprostowania — poprawianie nieprawidłowych lub niekompletnych danych
• Prawo do usunięcia — żądanie usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym")
• Prawo do ograniczenia — ograniczenie sposobu przetwarzania danych
• Prawo do przenoszenia — otrzymanie danych w ustrukturyzowanym formacie
• Prawo sprzeciwu — sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie
• Prawo do wycofania zgody — w przypadku przetwarzania opartego na zgodzie, wycofanie jej w dowolnym momencie
• Prawo do skargi — złożenie skargi do lokalnego organu ochrony danych

Aby skorzystać z tych praw, skontaktuj się z nami pod adresem contact@clubsystem.app w sprawach dotyczących danych kontrolowanych bezpośrednio przez ClubSystem. Jeśli Twoje żądanie dotyczy danych rezerwacyjnych przekazanych konkretnemu klubowi, skontaktuj się w pierwszej kolejności z tym klubem jako administratorem wskazanym na stronie rezerwacji. W razie potrzeby wesprzemy klub jako podmiot przetwarzający.

7. Pliki cookie i śledzenie

Nasza strona wykorzystuje wyłącznie niezbędne pliki cookie, które są ściśle konieczne do działania podstawowych funkcji (na przykład uwierzytelnianie i zarządzanie sesją w obszarze rezerwacji i panelu administracyjnego). Nie używamy plików cookie reklamowych ani żadnych zbędnych plików cookie śledzących.

Na potrzeby analityki korzystamy z Google Analytics i PostHog w trybie bezplikowym (cookieless): zbierają one anonimowe, zagregowane statystyki korzystania bez zapisywania plików cookie ani trwałych identyfikatorów na Twoim urządzeniu. Ponieważ na Twoim urządzeniu nie są zapisywane ani odczytywane żadne informacje, baner zgody na pliki cookie nie jest wymagany na gruncie dyrektywy o prywatności i łączności elektronicznej (ePrivacy), a to przetwarzanie pozostaje poza zakresem wymagającym zgody.

Niezbędnych plików cookie nie można wyłączyć, ponieważ są wymagane do działania usługi, ale nie śledzą Cię one w innych witrynach. W razie pytań dotyczących naszego wykorzystania plików cookie skontaktuj się z nami pod adresem kontakt@clubsystem.app.

8. Bezpieczeństwo danych

Wdrażamy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony Twoich danych:

• Szyfrowana transmisja danych (HTTPS/TLS)
• Szyfrowanie haseł przy użyciu standardowych algorytmów
• Regularne aktualizacje bezpieczeństwa i oceny podatności
• Kontrola dostępu i mechanizmy uwierzytelniania
• Bezpieczne procedury tworzenia kopii zapasowych

9. Międzynarodowe przekazywanie danych

Większość Twoich danych jest przechowywana i przetwarzana w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG): serwery zaplecza i baza danych są hostowane w Niemczech.

Niektórzy dostawcy usług mają siedzibę poza EOG, głównie w USA. Przekazywanie im danych odbywa się na podstawie ram ochrony danych UE–USA (Data Privacy Framework) lub Standardowych Klauzul Umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską na podstawie art. 46 ust. 2 lit. c RODO. Kraj i podstawę przekazania dla każdego dostawcy podaje tabela podprocesorów w §5 naszej Umowy powierzenia przetwarzania danych.

10. Prywatność dzieci

Nasze usługi nie są skierowane do osób poniżej 16. roku życia. Nie zbieramy świadomie danych osobowych od dzieci. Jeśli uważasz, że zebraliśmy dane od dziecka, skontaktuj się z nami natychmiast.

11. Zmiany w polityce

Możemy okresowo aktualizować tę Politykę Prywatności, aby odzwierciedlić zmiany w naszych praktykach lub wymogach prawnych. Istotne zmiany będą komunikowane za pośrednictwem e-mail lub widocznego powiadomienia na naszej stronie.

12. Kontakt

W przypadku pytań lub wątpliwości dotyczących tej Polityki Prywatności lub naszych praktyk dotyczących danych:

E-mail: contact@clubsystem.app

Temat wiadomości: Zapytanie dotyczące polityki prywatności