Regulamin świadczenia usług

1. Usługodawca

Usługodawcą jest Bartosz Olchówka, prowadzący działalność gospodarczą pod adresem: ul. Reja 55/54, 50-343 Wrocław, NIP: PL8451894280 (dalej: „ClubSystem" lub „Usługodawca").

Kontakt: contact@clubsystem.app

2. Zakres usługi

ClubSystem to oprogramowanie jako usługa (SaaS) umożliwiające zarządzanie rezerwacjami stołów bilardowych i innych zasobów sportowych. W ramach usługi Usługodawca udostępnia:

• system rezerwacji online dostępny dla klientów końcowych klubu,
• panel administracyjny dla właściciela i pracowników klubu,
• powiadomienia SMS dla klientów końcowych,
• zarządzanie stołami, grafikiem i dostępnością,
• raporty i statystyki rezerwacji.

Szczegółowy zakres funkcji dostępny jest na stronie clubsystem.app/pl/funkcje/.

3. Rejestracja i zawarcie umowy

Umowa o świadczenie usług zostaje zawarta z chwilą ukończenia procesu rejestracji i potwierdzenia adresu e-mail przez Usługobiorcę. Warunkiem rejestracji jest akceptacja niniejszego Regulaminu oraz Polityki Prywatności.

Do korzystania z usługi uprawnione są osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą lub osoby prawne (dalej: „Klub" lub „Usługobiorca").

4. Okres próbny

Po rejestracji Usługobiorca otrzymuje bezpłatny okres próbny trwający 14 dni od daty aktywacji konta (potwierdzenia adresu e-mail). W tym czasie dostęp do wszystkich funkcji usługi jest nieograniczony.

Po upływie okresu próbnego, bez aktywowania płatnej subskrypcji, dostęp do usługi zostaje ograniczony. Dane Klubu pozostają zachowane przez okres 30 dni, w którym Usługobiorca może aktywować subskrypcję lub pobrać swoje dane.

5. Subskrypcja i opłaty

Korzystanie z ClubSystem po zakończeniu okresu próbnego wymaga wykupienia płatnej subskrypcji. Aktualne cenniki dostępne są pod adresem clubsystem.app.

Model rozliczeń oparty jest na liczbie aktywnych stołów w Klubie:

• opłata miesięczna lub roczna za każdy aktywny stół,
• w przypadku planu rocznego opłata jest naliczana z góry za cały rok i nie podlega zwrotowi za niewykorzystany okres (chyba że Usługodawca rozwiązuje umowę z winy Usługodawcy),
• w przypadku planu miesięcznego opłata jest naliczana z góry na początku każdego okresu rozliczeniowego.

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany cennika z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, informując Usługobiorcę drogą e-mail.

6. Płatności i faktury

Płatności realizowane są za pośrednictwem operatora płatności Stripe. Usługodawca wystawia faktury VAT lub rachunki zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Faktury przesyłane są drogą e-mail na adres podany przy rejestracji.

W przypadku prowadzenia działalności przez Usługobiorcę będącego czynnym podatnikiem VAT zarejestrowanym w Polsce, do transakcji może mieć zastosowanie mechanizm odwrotnego obciążenia (reverse charge) dla usług elektronicznych B2B — w takim wypadku faktura wystawiana jest bez VAT z adnotacją o obowiązku rozliczenia VAT przez nabywcę.

Brak płatności w terminie może skutkować ograniczeniem dostępu do usługi po upływie 3-dniowego okresu karencji od terminu płatności. Usługodawca może naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie.

7. Własność danych

Dane wprowadzone przez Klub do systemu (w tym dane klientów Klubu, historia rezerwacji, konfiguracja) są własnością Klubu. Usługodawca przetwarza te dane wyłącznie w celu świadczenia usługi, zgodnie z Polityką Prywatności i Umową powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA).

Usługodawca nie wykorzystuje danych Klubu do celów innych niż świadczenie usługi oraz zapewnienie jej bezpieczeństwa i niezawodności.

8. Poziom usług (SLA) i odpowiedzialność

Usługodawca dokłada wszelkich starań, aby zapewnić jak najwyższą dostępność systemu, jednak nie gwarantuje nieprzerwanego dostępu do usługi. Prace konserwacyjne lub awarie mogą sporadycznie wpłynąć na dostępność usługi.

Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Usługobiorcy ograniczona jest do wartości opłat uiszczonych przez Usługobiorcę w ciągu ostatnich 3 miesięcy przed zdarzeniem wyrządzającym szkodę. Usługodawca nie odpowiada za szkody pośrednie, utratę zysku ani szkody wynikające z decyzji biznesowych podjętych na podstawie danych z systemu.

8.1. Dostarczanie wiadomości SMS

Wiadomości SMS są dostarczane za pośrednictwem zewnętrznych bramek SMS oraz operatora sieci komórkowej odbiorcy. Usługodawca korzysta obecnie z bramek SMSAPI.pl (LINK Mobility Poland Sp. z o.o., Polska) oraz GatewayAPI (ONLINECITY.IO ApS, Dania), przy czym oba podmioty mają siedzibę w UE i są wskazane jako podprocesorzy w Umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Usługodawca nie gwarantuje dostarczenia ani czasu dostarczenia pojedynczej wiadomości. Wiadomości mogą zostać opóźnione, odfiltrowane lub odrzucone przez operatorów sieci komórkowych z przyczyn niezależnych od Usługodawcy, w tym w wyniku filtrowania antyspamowego i antyphishingowego. Usługodawca może w każdym czasie i bez uprzedzenia zmienić wykorzystywaną bramkę SMS lub skierować pojedynczą wiadomość przez bramkę zapasową, w tym automatycznie w razie awarii. Zmiana samych podprocesorów podlega terminowi powiadomienia określonemu w Artykule 5 Umowy powierzenia.

Na wniosek Usługobiorcy Usługodawca może skonfigurować własną nazwę nadawcy wiadomości Usługobiorcy, z zastrzeżeniem ograniczeń technicznych standardu GSM (maksymalnie 11 znaków, alfabet łaciński, brak możliwości odpowiedzi). Usługobiorca oświadcza, że jest uprawniony do posługiwania się wskazaną nazwą i że nazwa ta nie narusza praw osób trzecich, w szczególności praw do znaków towarowych, oraz ponosi odpowiedzialność za roszczenia wynikające z jej użycia. Usługodawca może odmówić skonfigurowania nazwy, która nie spełnia wymagań bramki lub operatorów sieci komórkowych. Wiadomość wysłana przez bramkę zapasową jest wysyłana pod domyślną nazwą nadawcy Usługodawcy.

Wiadomości SMS są wysyłane z nadawcy, który nie może odbierać odpowiedzi. Odpowiedzi wysłane przez klientów końcowych na takie wiadomości nie są dostarczane ani Usługobiorcy, ani Usługodawcy.

9. Rozwiązanie umowy i eksport danych

Klub może w dowolnym momencie anulować subskrypcję poprzez panel administracyjny lub kontakt e-mail z Usługodawcą. Dostęp do usługi pozostaje aktywny do końca opłaconego okresu rozliczeniowego, po którym konto przechodzi w tryb tylko do odczytu. Niewykorzystana część okresu rozliczeniowego nie podlega zwrotowi.

Usługodawca może zakończyć świadczenie usługi z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, informując Usługobiorcę drogą e-mail.

Po rozwiązaniu umowy Usługobiorca ma 30 dni na pobranie swoich danych. Po tym czasie dane mogą zostać trwale usunięte. Usługodawca udostępni dane do eksportu w powszechnie dostępnym formacie (JSON lub CSV).

Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia niniejszego Regulaminu przez Usługobiorcę, w szczególności: naruszenia prawa, próby włamania do systemu, udostępnienia dostępu osobom nieuprawnionym lub braku płatności przez okres dłuższy niż 30 dni po terminie.

10. Ochrona danych osobowych

Zasady przetwarzania danych osobowych opisane są w Polityce Prywatności.

Usługodawca jest podmiotem przetwarzającym dane osobowe klientów Klubu (w rozumieniu art. 28 RODO) i działa wyłącznie na udokumentowane polecenie Klubu jako administratora danych. Akceptując niniejszy Regulamin, Usługobiorca zawiera jednocześnie Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, która stanowi integralną część umowy o świadczenie usług.

11. Siła wyższa

Żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z umowy, jeżeli jest to spowodowane okolicznościami będącymi poza kontrolą danej strony (siła wyższa), w szczególności: klęskami żywiołowymi, wojną, atakami hakerskimi na infrastrukturę krytyczną, przerwami w dostawie energii elektrycznej lub łączności internetowej.

Strona dotknięta siłą wyższą zobowiązana jest niezwłocznie powiadomić o tym drugą stronę.

12. Prawo właściwe i sąd właściwy

Niniejszy Regulamin podlega prawu polskiemu. Wszelkie spory wynikające z umowy strony będą się starały rozwiązać polubownie. W przypadku braku porozumienia, właściwym do rozstrzygnięcia sporu jest sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy — sąd we Wrocławiu, Polska.

13. Zmiany Regulaminu

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu. O istotnych zmianach Usługobiorca zostanie poinformowany drogą e-mail z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Dalsze korzystanie z usługi po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację. W przypadku braku akceptacji Usługobiorca ma prawo rozwiązać umowę przed wejściem zmian w życie.

14. Postanowienia końcowe

Regulamin wchodzi w życie z dniem 11 marca 2026 r. i obowiązuje od tej daty wszystkich nowych Usługobiorców. Dotychczasowi Usługobiorcy zostaną powiadomieni zgodnie z procedurą opisaną w ust. 13.

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz rozporządzenia RODO.

Wersja angielska Regulaminu dostępna jest pod adresem clubsystem.app/terms-of-service/.