Regulamin świadczenia usług

1. Usługodawca

Usługodawcą jest Bartosz Olchówka, prowadzący działalność gospodarczą pod adresem: ul. Reja 55/54, 50-343 Wrocław, NIP: PL8451894280 (dalej: „ClubSystem" lub „Usługodawca").

Kontakt: contact@clubsystem.app

2. Zakres usługi

ClubSystem to oprogramowanie jako usługa (SaaS) do zarządzania klubem bilardowym lub innym obiektem sportowym, w tym jego rezerwacjami. Aktualny zakres funkcji opisany jest na stronie clubsystem.app/pl/funkcje/ i może się zmieniać.

Do korzystania z usługi potrzebne są aktualna przeglądarka internetowa i połączenie z internetem, a do sterowania oświetleniem także komputer z systemem Windows w sieci lokalnej Klubu.

Część usługi może działać jako oprogramowanie Usługodawcy zainstalowane na komputerze Klubu, na przykład sterowanie oświetleniem. Usługodawca może je instalować, aktualizować i diagnozować zdalnie lub na miejscu. W tym celu Klub udziela Usługodawcy stałego zdalnego dostępu do tego komputera. Usługodawca korzysta z niego wyłącznie w celu świadczenia usługi i nie odpowiada za inne programy i dane na tym komputerze.

3. Rejestracja i zawarcie umowy

Umowa o świadczenie usług zostaje zawarta z chwilą ukończenia procesu rejestracji i potwierdzenia adresu e-mail przez Usługobiorcę. Warunkiem rejestracji jest akceptacja niniejszego Regulaminu oraz Polityki Prywatności.

Do korzystania z usługi uprawnione są osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą lub osoby prawne (dalej: „Klub" lub „Usługobiorca"). Klub zawiera umowę w ramach swojej działalności gospodarczej. Umowa ma dla Klubu charakter zawodowy, ponieważ dotyczy prowadzenia jego obiektu.

Klub chroni środki dostępu do usługi: loginy, hasła, PIN-y i breloki, i przypisuje je do konkretnych osób. Usługodawca nie odpowiada za skutki dostępu osoby nieuprawnionej, który wynika z braku takiej ochrony.

4. Okres próbny

Po rejestracji Usługobiorca otrzymuje bezpłatny okres próbny trwający 14 dni od daty aktywacji konta (potwierdzenia adresu e-mail).

Usługodawca może przedłużyć okres próbny. Jeżeli do końca okresu próbnego Klub nie aktywuje płatnej subskrypcji, umowa wygasa, a do danych Klubu stosuje się ust. 9. Aktywacja subskrypcji po tym terminie oznacza ponowne zawarcie umowy na warunkach Regulaminu obowiązującego w tym dniu.

5. Subskrypcja i opłaty

Korzystanie z ClubSystem po zakończeniu okresu próbnego wymaga wykupienia płatnej subskrypcji. Aktualny cennik dostępny jest pod adresem clubsystem.app/pl/cennik/.

Model rozliczeń składa się z opłaty za Klub oraz stawki za stanowisko:

• opłata za Klub, niezależna od liczby stanowisk,
• stawka za każde stanowisko Klubu,
• moduł Oświetlenie jest opcjonalny; gdy jest aktywny, naliczana jest dopłata za sterowanie światłem za każde stanowisko podłączone do sterownika oświetlenia,
• opłata jest naliczana miesięcznie, z góry na początku każdego okresu rozliczeniowego.

Stanowisko to dowolny zasób Klubu w systemie — stół, tarcza, loża, tor lub inny zasób — niezależnie od jego rodzaju i niezależnie od tego, czy jest dostępny w rezerwacji online. Stanowisko wyłączone z rezerwacji online pozostaje stanowiskiem; bezpłatne jest wyłącznie stanowisko usunięte z systemu.

Sprzęt potrzebny do korzystania z usługi, w szczególności komputer dla obsługi Klubu, sterowniki oświetlenia i połączenie z internetem, zapewnia i utrzymuje Klub na własny koszt. Podział odpowiedzialności za sprzęt i oprogramowanie opisuje ust. 8.

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany cennika z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, informując Usługobiorcę drogą e-mail.

6. Płatności i faktury

Subskrypcje obsługuje operator Stripe. Faktury dla Klubów z Polski Usługodawca wystawia w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), a pozostałym Klubom przesyła je drogą elektroniczną.

Brak płatności w terminie może skutkować ograniczeniem dostępu do usługi, w tym sterowania oświetleniem i oprogramowania zainstalowanego na komputerze Klubu. Usługodawca uprzedza o tym e-mailem co najmniej 7 dni wcześniej; ograniczenie wprowadzone po takim uprzedzeniu jest zgodne z umową. Usługodawca może naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie.

7. Dane Klubu i prawa do oprogramowania

Dane wprowadzone przez Klub do systemu (w tym dane klientów Klubu, historia rezerwacji, konfiguracja) są własnością Klubu. Usługodawca przetwarza te dane wyłącznie w celu świadczenia usługi, zgodnie z Polityką Prywatności i Umową powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA). Klub nie wprowadza do systemu treści bezprawnych.

Oprogramowanie ClubSystem, w tym część instalowana na komputerze Klubu, jest utworem Usługodawcy i pozostaje jego wyłączną własnością. Na czas trwania umowy Klub otrzymuje niewyłączną i nieprzenoszalną licencję na korzystanie z oprogramowania na potrzeby prowadzenia własnego obiektu. Licencja obejmuje zainstalowanie i uruchamianie oprogramowania na komputerze Klubu, o którym mowa w ust. 2, jego zwielokrotnianie w zakresie niezbędnym do zainstalowania i uruchomienia oraz korzystanie z usługi przez przeglądarkę internetową. Instalacja na sprzęcie Klubu nie przenosi na Klub żadnych praw poza tą licencją. Klub nie kopiuje, nie modyfikuje, nie dekompiluje ani nie udostępnia oprogramowania osobom trzecim poza zakresem, na jaki zezwala prawo autorskie; zmiany w oprogramowaniu wprowadza wyłącznie Usługodawca. Klub nie wyłącza, nie usuwa ani nie zmienia konfiguracji zainstalowanego oprogramowania bez uzgodnienia z Usługodawcą. Z końcem umowy licencja wygasa, a Usługodawca może zdalnie wyłączyć lub usunąć oprogramowanie z komputera Klubu; Klub to umożliwia albo usuwa oprogramowanie sam na prośbę Usługodawcy.

8. Dostępność usługi i odpowiedzialność

8.1. Dostępność

Usługodawca dokłada starań, aby usługa była dostępna i działała poprawnie, ale nie gwarantuje jej nieprzerwanego ani bezbłędnego działania. Usługa korzysta z infrastruktury podmiotów trzecich, między innymi hostingu, sieci, operatora płatności i bramek SMS, na których awarie Usługodawca nie ma wpływu. Prace konserwacyjne i awarie mogą czasowo ograniczyć dostępność usługi.

Nieprawidłowości w działaniu usługi i reklamacje Klub zgłasza na adres contact@clubsystem.app. Usługodawca odpowiada na reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania.

Usługodawca wykonuje kopie zapasowe danych, zwykle raz dziennie, i w razie awarii odtwarza z nich dane. Dane wprowadzone po ostatniej kopii mogą zostać utracone.

8.2. Sprzęt Klubu i oprogramowanie Usługodawcy

Klub odpowiada za sprzęt i środowisko, w którym usługa działa: komputer, sterowniki oświetlenia, instalację elektryczną, sieć lokalną, zasilanie i połączenie z internetem, w tym za ich sprawność, konfigurację i zabezpieczenie oraz za poprawny czas na komputerze. Za wszystko po stronie Klubu poza oprogramowaniem ClubSystem, w tym za dobór, montaż i przeglądy sprzętu oraz zgodność instalacji elektrycznej z przepisami, odpowiada Klub. Wskazanie przez Usługodawcę sprzętu, który współpracuje z usługą, nie jest gwarancją jego działania.

Usługodawca odpowiada za oprogramowanie ClubSystem: za logikę aplikacji i usuwanie jej błędów, pod warunkiem że sprzęt i środowisko Klubu działają poprawnie. Usługodawca nie odpowiada za skutki awarii, błędnej konfiguracji, wyłączenia lub odłączenia sprzętu Klubu, jego zasilania albo sieci, za działanie samego sprzętu ani za skutki zmian wprowadzonych przez Klub w zainstalowanym oprogramowaniu.

Klub utrzymuje awaryjny sposób sterowania oświetleniem stanowisk, niezależny od usługi, na przykład włączniki lub inny program, i korzysta z niego, gdy usługa nie działa. Usługodawca nie odpowiada za brak światła ani jego skutki w czasie, gdy usługa nie działa. Jeżeli ze sterownikiem oświetlenia komunikuje się także inny program lub urządzenie, Usługodawca nie gwarantuje poprawnego działania sterowania światłem.

8.3. Ograniczenie odpowiedzialności

Usługodawca nie odpowiada za utracone przychody i korzyści, przestój działalności Klubu ani inne szkody pośrednie, w tym wynikające z niedostępności lub nieprawidłowego działania usługi albo z decyzji podjętych na podstawie danych z systemu.

Czas gry i rachunek liczone przez usługę są narzędziem pomocniczym; o cenie dla gościa decyduje cennik i obsługa Klubu. Za rozliczenia z gośćmi i za roszczenia osób trzecich wynikające z korzystania z usługi przez Klub odpowiada Klub.

Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klubu, niezależnie od podstawy prawnej, ograniczona jest do wysokości miesięcznej opłaty za usługę według cennika.

Żadne ograniczenie ani wyłączenie odpowiedzialności w Regulaminie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie.

8.4. Dostarczanie wiadomości SMS

Wiadomości SMS są dostarczane za pośrednictwem zewnętrznych bramek SMS, wskazanych jako podprocesorzy w Umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych, oraz operatorów sieci komórkowych. Usługodawca nie gwarantuje dostarczenia ani czasu dostarczenia wiadomości i może w każdej chwili zmienić wykorzystywaną bramkę.

Na wniosek Klubu Usługodawca może ustawić własną nazwę nadawcy. Klub odpowiada za to, że jest uprawniony do używania tej nazwy i że nie narusza ona praw osób trzecich. Wiadomość może zostać wysłana pod domyślną nazwą nadawcy Usługodawcy.

Na wiadomości SMS nie można odpowiedzieć; odpowiedzi klientów końcowych nie są dostarczane.

9. Rozwiązanie umowy i dane Klubu

Umowa zawarta jest na czas nieokreślony. Klub może ją wypowiedzieć w każdej chwili, ze skutkiem na koniec opłaconego okresu rozliczeniowego, w którym złożono wypowiedzenie. Niewykorzystana część okresu rozliczeniowego nie podlega zwrotowi. Po zakończeniu umowy dostęp do usługi może zostać ograniczony.

Usługodawca może zakończyć świadczenie usługi z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, informując Usługobiorcę drogą e-mail.

Klub może poprosić o eksport swoich danych nie częściej niż raz na okres rozliczeniowy, a po zakończeniu umowy jeszcze raz, nie później niż 30 dni po jej zakończeniu. Usługodawca przekazuje dane w formie elektronicznej w ciągu 30 dni od prośby. Na prośbę Klubu Usługodawca usuwa jego dane, o ile przepisy nie wymagają ich przechowywania. Po upływie 30 dni od zakończenia umowy dane mogą zostać trwale usunięte, nie wcześniej jednak niż po przekazaniu eksportu, o który Klub poprosił w terminie.

Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia niniejszego Regulaminu przez Usługobiorcę, w szczególności: naruszenia prawa, próby włamania do systemu, udostępnienia dostępu osobom nieuprawnionym lub braku płatności przez okres dłuższy niż 30 dni po terminie.

10. Ochrona danych osobowych

Zasady przetwarzania danych osobowych opisane są w Polityce Prywatności.

Usługodawca jest podmiotem przetwarzającym dane osobowe klientów Klubu (w rozumieniu art. 28 RODO) i działa wyłącznie na udokumentowane polecenie Klubu jako administratora danych. Akceptując niniejszy Regulamin, Usługobiorca zawiera jednocześnie Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, która stanowi integralną część umowy o świadczenie usług.

11. Siła wyższa

Żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z umowy, jeżeli jest to spowodowane okolicznościami będącymi poza kontrolą danej strony (siła wyższa), w szczególności: klęskami żywiołowymi, wojną, atakami hakerskimi na infrastrukturę krytyczną, przerwami w dostawie energii elektrycznej lub łączności internetowej.

Strona dotknięta siłą wyższą zobowiązana jest niezwłocznie powiadomić o tym drugą stronę.

12. Prawo właściwe i sąd właściwy

Niniejszy Regulamin podlega prawu polskiemu. Wszelkie spory wynikające z umowy strony będą się starały rozwiązać polubownie. W przypadku braku porozumienia, właściwym do rozstrzygnięcia sporu jest sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy — sąd we Wrocławiu, Polska.

13. Zmiany Regulaminu

Usługodawca może zmienić Regulamin. Zmiany wchodzą w życie 14 dni po wysłaniu ich Klubowi e-mailem; zmiany korzystne dla Klubu lub redakcyjne mogą wejść w życie z dniem publikacji. Klub, który nie akceptuje zmian, może do tego dnia wypowiedzieć umowę; do końca umowy stosuje się wtedy dotychczasowy Regulamin. Zmiany zaakceptowane wcześniej wiążą Klub od chwili akceptacji.

14. Postanowienia końcowe

Niniejsza wersja Regulaminu obowiązuje nowych Usługobiorców od dnia jej opublikowania, a dotychczasowych zgodnie z ust. 13 w brzmieniu obowiązującym w dniu wysłania powiadomienia o zmianie.

Indywidualne ustalenia między Usługodawcą a Klubem utrwalone w formie dokumentowej, na przykład w ofercie lub w e-mailu, mają pierwszeństwo przed Regulaminem w zakresie, w jakim się od niego różnią.

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz rozporządzenia RODO.

Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.

Wersja angielska Regulaminu dostępna jest pod adresem clubsystem.app/terms-of-service/. W razie rozbieżności między wersjami wiąże wersja polska.